Beschlussvorlage für die Vorstandssitzung
Einführung der Vereinssoftware Vyro im
1. Ausgangslage
Heute arbeitet der Verein mit . Für Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Kontierung, Terminabsprachen und Website fallen rund Stunden ehrenamtliche Arbeit im Monat an. Wiederkehrende Fehlerquellen: Doppelbuchungen, offene Beiträge, fehlende E-Rechnungs-Archivierung und eine veraltete Website.
2. Messbare Ziele für den 1-Jahres-Check
- Verwaltungsaufwand von auf Stunden im Monat senken.
- Bargeldkasse für Gäste und Kurse innerhalb von sechs Monaten abschaffen.
- Zu- und Absagen zu Spielen spätestens zwei Tage vorher vollständig.
- Alle Vereinsinformationen über einen einzigen DSGVO-konformen Kanal verteilen.
3. Kosten über drei Jahre
| Tarif | |
|---|---|
| Monatlich (brutto) | |
| Einrichtung | |
| Zusatzmodule | 0 € |
| Gebühren je SEPA-Lastschrift | 0 € |
| Gesamtkosten 36 Monate |
4. Datenschutz und Vorstandshaftung
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt bei. Die Daten werden auf Servern in Frankfurt (ISO 27001) verarbeitet und nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt. Ein Export als CSV, Excel, JSON oder XML ist jederzeit kostenlos möglich. Bankdaten sehen nur freigegebene Rollen. Buchungsbelege und Spendenbescheinigungen werden zehn Jahre aufbewahrt. KI-Funktionen sind nach Art. 4 und Art. 50 EU AI Act gekennzeichnet und werden von Menschen freigegeben.
5. Einführung und Risikoschutz
Testphase vom bis . Projektleitung: , Stellvertretung: . Bestehende SEPA-Mandate bleiben gültig. Der Umzug ist in zehn Werktagen abgeschlossen. Endet die Testphase ohne Beschluss, endet der Zugang automatisch.
6. Beschlussvorschlag
„Der Vorstand des beschließt, zum die Vereinssoftware Vyro einzuführen. Die Software umfasst Mitgliederverwaltung, SKR42-Finanzen, SEPA-Lastschrift, Vereins-App, Sponsoren-CRM und Vereinshomepage. Die Kosten betragen pro Monat; einmalige Kosten für die Einrichtung betragen . Vor Vertragsschluss wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen; die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet. Die Einführung wird von geleitet, Stellvertretung ist . Die Testphase läuft vom bis zum . Der Vorstand entscheidet auf Grundlage der Testphase über die dauerhafte Nutzung. Beschlossen mit ___ Ja-Stimmen, ___ Nein-Stimmen und ___ Enthaltungen.“